Cinq ans de conservation obligatoire pour tous vos documents de traçabilité : ce chiffre fait trembler plus d’un producteur fermier, mais Sophie Martin vous rassure sur cette réglementation finalement moins complexe qu’elle n’y paraît.
Pas de panique ! Quand on me parle de traçabilité en laiterie fermière, je vois souvent les mêmes visages inquiets dans mon bureau. Pourtant, après quinze ans à éplucher les contrôles DDPP et maintenant à accompagner les producteurs, je peux vous dire que cette fameuse traçabilité, c’est avant tout du bon sens organisé.
## « Le jour où j’ai compris que mes cahiers griffonnés ne suffisaient plus »
Je me souviens de Martine, éleveuse dans le Cantal, qui tenait ses comptes de production sur des bouts de papier éparpillés dans sa cuisine. Jusqu’au jour où un contrôleur lui a demandé de retrouver l’origine d’un lot de fromages d’il y a trois mois… Ce que dit le règlement, c’est que vous devez pouvoir remonter la filière dans les deux sens : d’où viennent vos matières premières et où sont partis vos produits finis.
En clair, ça veut dire trois niveaux de traçabilité à maîtriser. D’abord la traçabilité amont : vous devez savoir d’où vient tout ce qui entre dans votre atelier. Votre lait, bien sûr, mais aussi vos ferments, votre sel, vos emballages. Ensuite, la traçabilité interne : que s’est-il passé dans votre atelier ? Quelles transformations, à quelles dates, avec quels lots ? Enfin, la traçabilité aval : où sont partis vos produits finis ?
« Au début, je croyais qu’il fallait tout informatiser. Mais Sophie m’a montré qu’un simple cahier bien tenu faisait l’affaire. L’important, c’est la rigueur, pas la technologie. »
## « Ces fameux registres qui font peur aux producteurs »
Je vais vous décrypter ça : les registres obligatoires ne sont pas une montagne administrative ! Le registre du personnel, d’abord, où vous notez qui travaille dans votre atelier, avec quelles formations et quelles habilitations. Le registre de nettoyage et désinfection, ensuite, qui trace vos opérations de maintenance de l’hygiène. Et selon votre activité, d’autres registres spécifiques comme celui des températures ou des analyses.
Point de vigilance ! Ces registres doivent être tenus en temps réel, pas reconstitués a posteriori. J’ai vu trop de producteurs essayer de « rattraper » leurs registres la veille d’un contrôle. C’est exactement ce qu’il ne faut pas faire.
La règle des cinq ans de conservation découle directement du règlement européen 178/2002. En clair, ça veut dire que vous devez pouvoir ressortir n’importe quel document de traçabilité pendant cinq années complètes après la date de production. Pas besoin de système informatique sophistiqué : des classeurs bien organisés font parfaitement l’affaire.
## « Quand la traçabilité devient un atout commercial »
Ce qui m’émeut toujours, c’est de voir un producteur passer de l’angoisse administrative à la fierté de son travail. Parce que oui, la traçabilité bien menée devient un formidable outil de valorisation ! Vos clients veulent savoir d’où vient leur fromage ? Vous pouvez leur raconter l’histoire complète, de la prairie à l’assiette.
Commencez simple : un cahier par type d’activité (réception matières premières, production, expédition). Notez au fur et à mesure, jamais après coup. La régularité vaut mieux que la perfection.
La traçabilité interne, c’est votre mémoire d’atelier. Quel lait a servi pour quel fromage, quand, avec quels paramètres ? Cette information vous servira autant pour les contrôles que pour améliorer votre production. J’encourage mes clients à noter aussi les particularités : « lait particulièrement crémeux ce jour-là » ou « affinage plus long pour ce lot ». Ces détails font la différence entre une traçabilité subie et une traçabilité utile.
La traçabilité aval est souvent négligée par les fermiers qui vendent en direct. Pourtant, tenir un registre de vos ventes (même au marché) est obligatoire et peut vous éviter bien des tracas en cas de problème.
Pour la conservation des documents, organisez-vous par année de production. Une chemise cartonnée par mois, classée par ordre chronologique, avec un système de couleur si ça vous aide. L’important, c’est que vous puissiez retrouver n’importe quelle information en moins de quatre heures – c’est le délai maximum que peut vous imposer un contrôleur.
Cette traçabilité, loin d’être une contrainte, devient progressivement un réflexe. Elle sécurise votre activité, valorise votre savoir-faire et, surtout, vous donne confiance face aux contrôles. Parce qu’au final, un producteur qui maîtrise sa traçabilité est un producteur qui maîtrise son métier.
Vos questions, nos réponses
Puis-je tenir mes registres sur ordinateur ?
Bien sûr ! L’important est la fiabilité et la sauvegarde. Prévoyez des sauvegardes régulières et la possibilité d’imprimer rapidement en cas de contrôle.
Que faire si je découvre une erreur dans mes registres ?
Ne jamais effacer ! Barrez proprement, datez et signez la correction. La transparence est toujours appréciée par les contrôleurs.
Dois-je tracer mes ventes sur les marchés ?
Oui, même la vente directe doit être tracée. Un simple carnet avec date, produits vendus et quantités approximatives suffit.
Combien de temps garder les factures fournisseurs ?
Cinq ans également pour tout ce qui concerne la traçabilité alimentaire. Organisez-les par année pour faciliter les recherches.
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